Factuurbericht

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0

Onder factuurgegevens valt informatie waarmee leverancier en afnemer overeenstemming bereiken over wat betaald zal gaan worden. Op basis van de geleverde goederen en de commerciële afspraken wordt door afnemer en leverancier het te betalen bedrag vastgesteld. In de bouw- en installatiesector treffen we de scenario's normale factuur en correctiefactuur aan.

1 Uitwisseling factuurgegevens

In deze paragraaf beschrijven we eerst de scenario’s die zijn gedefinieerd: 'Normale factuur' en ‘Correctiefactuur’. Vervolgens beschrijven we de spelregels binnen de scenario's.

Scenario: Normale factuur

Dit scenario beschrijft de meest gangbare manier van werken:

Figuur 1 - Beschrijving normale factuur

In dit scenario stuurt de leverancier de factuur naar de afnemer; deze verwerkt de factuur in de administratie en vervolgens stelt de afnemer de factuur betaalbaar. Om het scenario normale factuur te gebruiken moet de transactie “factuur” worden uitgevoerd. Met het factuurbericht geeft de leverancier aan welk bedrag hij verwacht dat de afnemer zal betalen voor de geleverde goederen c.q. diensten.

Scenario: Correctiefactuur

Dit scenario treedt in werking wanneer een afnemer of leverancier een fout constateert in de factuur. Met de correctiefactuur geeft de leverancier de correcties aan ten opzichte van een eerder verzonden (correctie-)factuur.

Figuur 2 - Beschrijving correctiefactuur

Indien de afnemer of leverancier de fout constateert, neemt hij contact op met de handelspartner met het verzoek om een correctiefactuur te zenden; De leverancier stelt de correctiefactuur op en stuurt deze naar de afnemer. In deze correctiefactuur wordt verwezen naar de oorspronkelijke factuur. Een correctiefactuur kan zowel debet als credit zijn; De afnemer ontvangt de correctiefactuur en verwerkt deze in zijn administratie; Vervolgens stelt de afnemer de factuur betaalbaar.

2 Spelregels voor de normale factuur

Voor het normale factuurbericht gelden de volgende regels:

• Een factuur kan zijn uitgegeven door de leverancier maar ook door de afnemer (ook wel self-billing genoemd);
• Een factuur krijgt altijd een uniek factuurnummer;
• Het factuurtype is ‘380’;
• De partijen in de berichten zijn gelijk (bijvoorbeeld, de afnemer in het orderbericht is de afnemer in het factuurbericht);
• Eén factuur verwijst naar maximaal één verzendbericht. Als dit niet mogelijk is omdat geen verzendbericht gebruikt is, wordt (op kopniveau) verwezen naar de order of orderbevestiging;
• Tussen het verzendbericht en de factuur bestaat een 1:1 relatie. In de factuur moet het (unieke) verzendberichtnummer vermeld worden;
• Een zogenaamde ‘nul order’ leidt nooit tot een verzendbericht en dus ook niet tot een factuur;
• In het geval goederen gratis geleverd zijn, kunt u een nulprijs factureren. Als de prijs € 0,00 is, kan het netto regelbedrag ook € 0,00 zijn. Dit kan ertoe leiden dat het totaal netto regelbedrag en het factuurbedrag ook € 0,00 is in de factuur. Als ontvanger van dit bericht moet u hiermee rekening houden. Een nulprijs kan voorkomen op de normale factuur en op de correctiefactuur;
• De normale factuur kan ook gebruikt worden om een creditfactuur te verzenden, in dat geval zijn alle regels voorzien van een minteken.
• Bij het gebruik zowel van de normale factuur als de creditfactuur dient het veld <InvoiceNumberToBeCorrected> gebruikt te worden om te verwijzen naar een eerdere, reeds betaalde factuur. Alleen in de situatie dat er geen eerdere factuur van toepassing is hoeft deze informatie niet gevuld te worden, maar dient er wel gekeken te worden naar een ander bericht waarnaar verwezen wordt om matching binnen een systeem mogelijk te maken. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen bij het retourneren van emballageartikelen.

3 Spelregels voor de correctiefactuur

Voor correctiefacturen gelden de volgende regels:

• Een correctiefactuur krijgt altijd een uniek eigen factuurnummer;
• Het factuurtype is ‘384’; E* én correctiefactuur verwijst altijd naar één te corrigeren factuur. Het is mogelijk om een ‘correctie op een correctie' uit te voeren, in dat geval verwijst de tweede correctiefactuur naar de eerdere correctiefactuur;
• De originele factuur is nog niet betaald;
• Eerst worden de niet-correcte factuurregels tegen geboekt. Een factuurregel wordt tegen geboekt door een negatieve bestelde hoeveelheid op te nemen, bijvoorbeeld: -5 artikelen. Dit leidt tot een negatief factuurregel bedrag. Vervolgens wordt in dezelfde correctiefactuur de nieuwe/herziene factuurregel opgenomen. Als de afnemer een factuur heeft ontvangen voor de vijf artikelen, maar helemaal geen artikelen heeft ontvangen en deze ook niet meer wil ontvangen, blijft er slechts een creditregel over;
• In een correctiefactuur dient u alleen de niet-correcte factuurregels te corrigeren;
• Het is niet de bedoeling om de gehele factuur tegen te boeken en de gecorrigeerde factuur opnieuw op te voeren. Om de complete factuur te crediteren en een nieuwe factuur op te voeren, dient de normale factuur gebruikt te worden en niet de correctiefactuur.

4 Aanvullende spelregels

4.1 Samengesteld artikel

Een samengesteld artikel is een artikel dat uit meerdere artikelcomponenten bestaat. Het kan zijn dat er per component aparte btw-tarieven van toepassing zijn.

Voorbeeld 1: vakblad met cd-rom

Een vakblad met een cd-rom is een samengesteld artikel met twee btw-tarieven. Het tijdschrift heeft een ander btw-tarief dan de cd-rom. Op regelniveau geeft u naast de GTIN van het samengestelde artikel, ook het aantal geleverde eenheden, de factuureenheden en de prijs van beide artikelen en het btw-percentage weer en het bedrag waarvoor dit percentage geldt (btw grondslagbedrag).

Voorbeeld 2: display

De display doorgaans is een handelseenheid die uit meerdere consumenteneenheden bestaat met ook verschillende btw-tarieven. Bij elk btw-percentage wordt het bedrag waarvoor dit percentage geldt aangegeven (grondslagbedrag). Dus niet: een handelseenheid bestaande uit consumenteneenheden met verschillende btw-tarieven afrekenen als verschillende consumenteneenheden.

4.2 Kortingen en toeslagen

Er zijn in de handel vele soorten commerciële kortingen en toeslagen, welke aan veel beweging onderhevig zijn. Er is gekozen om de diverse soorten commerciële kortingen en toeslagen niet met een afzonderlijke benaming door te geven, maar als totaal overige kortingen/toeslagen. Om fouten in facturen te voorkomen, moeten u en uw handelspartner dezelfde prijzen, kortingen en andere condities in uw systemen verwerken. Zo bent u beiden in staat een correcte elektronische factuur aan te maken. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd voor kortingen en toeslagen:

Kortingen

Onder kortingen verstaan we onder andere betalingskortingen, bonussen op behaalde omzet en/of afzet en logistieke kortingen. De volgende spelregel is geldig: Kortingen kent u toe aan afzonderlijke artikelen. Voor een beperkt aantal kortingen is dit niet mogelijk, deze kortingen kunt u op kopniveau doorgeven. U moet dit dan wel met uw handelspartner afstemmen.

De aanvullende optionele gegevensvelden worden gebruikt om de betalingskorting op een correcte manier af te handelen:

• Percentage betalingskorting: het kortingspercentage dat de afnemer ontvangt indien deze binnen de afgesproken tijdsperiode de factuur betaald;
• Aantal dagen na factuurdatum: wordt gebruikt om aan te geven tot hoeveel dagen na de factuurdatum de betalingskorting van kracht is;
• Bedrag betalingskorting: het bedrag aan betalingskorting voor de factuur. Het bedrag dat in mindering wordt gebracht op het totale factuurbedrag indien betaald wordt volgens de afgesproken betalingskortingsvoorwaarden.

Toeslagen

Onder toeslagen verstaan we onder andere administratiekosten, vrachtkosten, overschrijdingstoeslag et cetera. De volgende spelregel is geldig: Toeslagen moet u toekennen aan afzonderlijke factuurregels. Toeslagen die u niet aan een factuurregel kunt toewijzen, kunt u op factuurniveau doorgeven. U moet dit dan wel met uw handelspartner afstemmen.

4.3 Betalingskorting

Betalingskorting wordt gebruikt om aan te geven welk percentage korting van toepassing is voor het desbetreffende grondslagbedrag (exclusief btw), indien binnen een bepaalde termijn wordt betaald. Het is mogelijk dat meerdere termijnen met andere percentages worden opgegeven:

• Bij betalen binnen 10 dagen, 2% betalingskorting;
• Bij betalen binnen 20 dagen, 1,5% betalingskorting;
• Bij betalen binnen 30 dagen, 1% betalingskorting.

Binnen het bericht gelden dan de volgende rekenregels voor het vullen van de velden:

Rekenregel 1:

TotalAmountSubjectToPaymentDiscount = TotalNetlineAmount + TotalAmountInvoiceChargeAllowance

Rekenregel 2:

TotalInvoiceAmount = TotalVATAmount + TotalNetlineAmount + TotalAmountInvoiceChargeAllowance

4.4 Kredietbeperkingstoeslag

Kredietbeperkingstoeslag wordt gebruikt om aan te geven welk percentage toeslag van toepassing is voor het desbetreffende grondslagbedrag (inclusief btw), indien buiten een bepaalde termijn wordt betaald. Het is mogelijk dat meerdere termijnen met andere percentages worden opgegeven:

• Bij betalen na 10 dagen, 1% Kredietbeperkingstoeslag;
• Bij betalen na 20 dagen, 1,5% Kredietbeperkingstoeslag;
• Bij betalen na 30 dagen, 2% Kredietbeperkingstoeslag.

Voor de rekenregels binnen het bericht gelden dan de volgende regels:

Rekenregel 1:

TotalAmountSubjectToPaymentDiscount = TotalVATAmount + TotalNetlineAmount + TotalAmountInvoiceChargeAllowance

Rekenregel 2:

TotalInvoiceAmount = (TotalAmountSubjectToPaymentDiscount × PercentageCreditRestrictionSurcharge / 100) + TotalAmountSubjectToPaymentDiscount

Veelal komt het voor dat partijen de betalingskorting of kredietbeperkingstoeslag op relatieniveau al hebben afgesproken; dit hoeft dan niet in iedere factuur opnieuw te worden vermeld. Om één en ander overzichtelijk te houden met betrekking tot de belastingafdracht kunnen kredietbeperkingstoeslagen en betalingskortingen niet samen op één factuur gebruikt worden.

In het kader van snelle gegevensuitwisseling is er geen reden dat het verwerken en dus het betalen van de factuur zo lang op zich laat wachten dat kredietbeperkingstoeslagen en betalingskortingen nodig zijn. Ketenstandaard adviseert in dit geval dan ook om kredietbeperkingstoeslagen en betalingskortingen achterwege te laten indien er gekozen wordt voor de SALES Standaard.

4.5 Btw-verleggingsregeling & btw-informatie

De verleggingsregeling houdt in dat de heffing van de btw verlegd wordt van de onderaannemer of uitlener naar de aannemer of inlener. Er hoeft dan geen geld via de onderaannemer of uitlener naar de Belastingdienst, maar zal direct vanaf de aannemer of inlener gebeuren. Zo hebben de laatstgenoemde partijen in eigen hand dat er betaald wordt, aangezien ze uiteindelijk ook eindverantwoordelijk zijn. Voor het toepassen van de btw-verleggingsregeling heeft de Belastingdienst voorwaarden opgesteld, deze gelden vanzelfsprekend bij het toepassen van de btw-verlegging binnen de SALES Standaard.

Toepassing btw verlegd

Wanneer op kopniveau in de factuur wordt aangegeven dat het btw verlegd betreft (Indicatie BTW-verleggingsregeling: J) wordt dit op regelniveau ook aangegeven (code AE). Daarnaast moeten de percentages informatief worden meegestuurd, het factuur totaal bedrag bevat daarmee geen btw. Verwerkende partijen bepalen aan de hand van deze gegevens hoeveel btw verlegd moet worden.

4.6 G-rekening

Een G-rekening staat voor een geblokkeerde rekening. Deze rekening wordt gebruikt bij het uitbesteden van werkzaamheden en niet voor elke willekeurige betaling. Hij wordt namelijk alleen gebruikt om betalingen te doen aan de Belastingdienst of aan een andere onderaannemer. De enige bedragen die overgeschreven kunnen worden zijn de loonheffingen (met of zonder btw). De G-rekening wordt gebruik door in- en uitleners van personeel en aannemers en onderaannemers.

Doel van de G-rekening

Het doel van een G-rekening is om bescherming te bieden bij aansprakelijkheidskwesties door de Belastingdienst rond loonheffingen, of juist een ander beschermen tegen wanbetalingen aan de Belastingdienst. Normaal is de partij waarvoor arbeid verricht wordt, verantwoordelijk voor het betalen van de loonheffing. Er zijn daarop drie uitzonderingen waarin een andere partij (ook) verantwoordelijk wordt voor een correcte betaling van de loonheffing. Buiten de werkgever bestaan er drie partijen die aansprakelijk gesteld kunnen worden voor het niet betalen van loonheffingen door anderen:

• Inleners van personeel;
• Aannemers in een keten;
• Bestuurders van vennootschappen.

Voor de eerste twee partijen bestaat een regeling die ze beschermt tegen aanbetalingen van andere partijen. Deze bescherming wordt geboden door het betalen van een deel van de aanneemsom op de G-rekening. Deze is juist in het bezit van de uitlener en/of de onderaannemer.

De onderaannemer of de uitlener van personeel is de eerstverantwoordelijke die moet zorgen dat de loonheffing voor zijn personeel wordt betaald; deze heeft immers het personeel officieel in dienst. Als de onderaannemer of de uitlener om wat voor een reden dan ook geen loonheffing betaalt, dan wordt de aannemer en/of de inlener als opdrachtgever aansprakelijk gehouden door de Belastingdienst voor de niet-betaalde loonheffing. De G-rekening helpt hierbij om die aansprakelijkheid te voorkomen. Dat doet de aannemer of de inlener door een deel van de aan de onderaannemer of uitlener verschuldigde aanneemsom te storten op de G-rekening van de onderaannemer of uitlener. Het deel dat op de G-rekening wordt gestort is daarbij gelijk aan het bedrag dat de onderaannemer of uitlener in het kader van de opdracht aan loonheffing moet afdragen. Vanuit de G-rekening mag de uitlener of onderaannemer vervolgens alleen geld overmaken naar de Belastingdienst om loonheffing te betalen. Eén uitzondering hierop is als de onderaannemer ook weer een andere partij inhuurt. Dan wordt de onderaannemer tevens aannemer en mag deze een deel van het bedrag van zijn G-rekening naar de G-rekening van de derde partij (de onder-onderaannemer) overmaken.

4.7 Factuurrichtlijnen: tekens, decimalen en afronden

In EDI zijn richtlijnen opgesteld voor formaten van gegevensvelden, afronding en het gebruik van verschillende tekens. In deze paragraaf wordt de juiste toepassing hiervan beschreven.

• Het verschil tussen debet en credit aangeduid door het teken + of -;
• Aantallen kunnen negatief zijn in een correctiefactuur of in een normale factuur waarop retourgoederen gecrediteerd zijn;
• U dient altijd als volgt op twee decimalen af te ronden:
  • 0,9701 afronden als 0,97;
  • 0,9749 afronden als 0,97;
  • 0,9750 afronden als 0,98.
• Negatieve waarden dient u 'administratief' af te ronden op twee decimalen:
  • -1,124 afronden als -1,12;
  • -1,125 afronden als -1,13.

Administratief afronden heeft het voordeel dat tegenboeken (bij correctiefacturen) geen verschillen oplevert. In berekeningen dient bij alle tussenstappen afgerond te worden. Dus:

• Het (bruto)regelbedrag (berekend uit aantal*prijs) wordt op twee decimalen afgerond;
• Bij het (bruto)regelbedrag worden kortingen en toeslagen opgeteld. Kortingen en toeslagen zijn bedragen en hebben dus maximaal twee tekens na de komma;
• De grondslagbedragen (twee posities na de komma) voor een bepaald btw-percentage worden opgeteld tot de btw-subtotalen (ook twee posities na de komma);
• Over het btw-subtotaal wordt het btw-bedrag uitgerekend. Dit is een bedrag met twee posities na de komma.

4.8 Rekenregels

Er is een aantal rekenregels van toepassing voor het factuurbericht. Veelal zullen deze rekenregels gecontroleerd worden door de software aan de ontvangende kant. Niet voldoen aan de rekenregels betekent dan dat het desbetreffende XML-bericht afgekeurd wordt en dus niet verwerkt wordt. De volgende rekenregels zijn van toepassing op alle soorten facturen:

Tabel 1 - Rekenregels factuur

Nr.		Regel
1		Aantal factuureenheden = geleverde aantal (indien eenheid prijsbasis = besteleenheid)
2		Netto regelbedrag = (aantal factuureenheden * prijs/aantal prijsbasis) - kortingen + toeslagen
3		Totaal factuurkortingen/toeslagen = som van alle factuurkortingen/toeslagen
4		Totaal netto regelbedrag = som van alle netto regelbedragen
5		Per btw-tarief / percentage:
		Som van de btw-grondslagen op regelniveau
		Som van de regelkortingen/toeslagen
	+	Som van de factuurkortingen/toeslagen
	=	Btw-grondslag subtotaal
6		Btw-bedrag subtotaal = btw-grondslag subtotaal * btw-percentage subtotaal
7		Totaal btw-bedrag = som van alle btw-bedragen subtotaal
8		Btw-grondslag subtotaal = totaal netto regelbedrag + Totaal factuurkortingen/toeslagen
9		Totaal factuurbedrag = totaal netto regelbedrag + Totaal factuurkortingen/toeslagen + Totaal btw-bedrag

In onderstaand model zijn bovenstaande rekenregels opgenomen. Het nummer van de gebruikte rekenregel kunt u rechts in het schema terugvinden. Rekenregel 1 is wel aangegeven in het schema, maar het bruto regelbedrag wordt niet in het factuurbericht vermeld. Het dient uitsluitend als tussenstap voor de berekening van de andere gegevens. Rekenregel 8 is een vierkanttelling en daarom niet opgenomen in het schema.

Tabel 2 - Voorbeeld rekenregels factuur

Factuurregels	Aantal	Prijs	Bereken net. regel	Bereken net.regel totaal	Btw laag	Btw hoog	Btw 0%	Btw-vrij	Bereken btw totaal	Bereken factuur totaal
Bruto	10	5,-	50,-			50,-
Netto regel bedrag 1			50,-	50,-
Bruto	7	20,-	140,-			140,-
Regelkorting			-70,-		-70,-
Regeltoeslag			50,-					50,-
Netto regel bedrag 2			120,-	120,-
Bruto	125	10,-	1250,-			1250,-
Korting			-50,-			-50,-
Netto regel bedrag 3			1200,-	1200,-		1200,-
Bruto	24	2,-	60,-			60,-
Regeltoeslag			15,-					15,-
Netto regel bedrag 4			75,-	75,-
Totaal netto bedragen				1445,-						1445,00
Factuurkortingen en toeslagen
Factuurkorting			-50,-			-50,-
Totaal factuurkorting			-50,-							-50,00
Btw-totalen
Btw grondslag subtotaal					-70,00	1400,00	0,00	65,00
Btw subtotaal 6%					-4,20				-4,20
Btw subtotaal 21%						294,00			294,00
Totaal btw bedrag										289,80
Factuur bedrag										1684,80

4.9 Verzenden van een factuur vanuit een bedrijf met meerdere vestigingen

Binnen het factuurbericht wordt onderscheid gemaakt tussen de buyer/supplier en de invoicee/invoicer. Bij een verzending vanuit een vestiging kan het element supplier gevuld worden met de adresinformatie van deze vestiging, het element invoicer bevat dan de gegevens van de holding.

Binnen de standaard is afgesproken dat, indien zowel supplier als invoicer gevuld zijn, deze laatste leidend is voor de administratie. Er kan ook voor gekozen worden alleen supplier in te vullen, deze is dan uiteraard leidend. De rekeninginformatie, KvK- en btw-nummers etc. binnen elke structuur is gekoppeld aan de entiteit waarbinnen deze is opgenomen.