Orderbevestiging

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0

Met de orderbevestiging geeft de leverancier aan wat hij daadwerkelijk gaat leveren. Uitgangspunt is dat de leverancier conform order levert en dit kan aangeven via de orderbevestiging. Daarnaast kunnen afwijkingen gemeld worden:

• Wat wordt niet geleverd en hoeveel wordt niet geleverd;
• Welke vervangende artikelen worden geleverd;
• Informatie over deelleveringen;
• Informatie over leverdatum/tijd.

1 Algemene spelregels voor de orderbevestiging

• De orderbevestiging wordt verzonden vóór het bijbehorende verzendbericht en uitlevering van goederen, ook als 100% conform order uitgeleverd wordt;
• Een orderbevestiging kan worden verzonden tot het moment van versturen van een verzendbericht;
• De orderbevestiging is een reactie op de order, geen wijziging van het orderbericht. Er wordt dan geen nieuw orderbericht verstuurd;
• De orderbevestiging is een inhoudelijke reactie op een order en dient niet om aan te geven dat het bericht bij de verwerkende applicatie aangekomen is;
• In de orderbevestiging wordt alleen verwezen naar de oorspronkelijke order en niet naar een eerdere orderbevestiging of ander bericht. De meest recente orderbevestiging is leidend, eerdere orderbevestigingen komen daarmee te vervallen;
• Bij een orderbevestiging controleert de leverancier of deze kan voldoen aan de order. Het resultaat wordt gemeld in de eerste orderbevestiging. Hierbij kunnen, onder voorwaarden, zowel aantal(len), artikel(len) als tijdstip(pen) wijzigen;
• De orderbevestiging is een antwoord op een (potentiële) order; de leverancier moet de orderbevestiging zo spoedig mogelijk versturen;
• De status ‘nog onbekend’ houdt in praktijk meestal in dat de klant telefonisch gecontacteerd wordt over de te nemen stappen. Na telefonisch overleg kan een tweede orderbevestiging verstuurd worden om de afspraken te bevestigen.

1.1 Wijziging datum/tijd/aantal

• Binnen de bilaterale afspraken kan de leverancier de levertijd en/of het artikel wijzigen;
• Een datum in het verleden op regelniveau wordt geïnterpreteerd als geleverd. Desbetreffende regel wordt wel in alle orderbevestigingen meegestuurd maar mag niet worden gewijzigd.

1.2 Vervangend artikel

Een vervangend artikel kan geleverd worden indien het bestelde artikel niet geleverd kan worden, echter dienen hierover wel afspraken te zijn gemaakt:

• Afnemer en leverancier moeten met elkaar afstemmen of de leverancier vervangende artikelen mag leveren en zo ja welk(e) artikel(en) dit zijn;
• Het vervangende artikel dient reeds bekend te zijn bij de afnemer;
• Bij levering van een vervangend artikel kan het bestelde aantal wijzigen als het vervangende artikel bijvoorbeeld 12 stuks bevat in plaats van 24 stuks. Het geplande te leveren aantal wordt dan twee keer zo groot;
• Bij het leveren van een vervangend artikel wordt een (nieuwe) orderbevestiging verstuurd.
• Let op: artikelen op de pakbon en factuur komen dan niet overeen met de artikelen op de originele order.

2 Status

Met behulp van de 'status' kan aangegeven worden wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de oorspronkelijke order. Deze status wordt op zowel kop- als regelniveau aangegeven.

Tabel 1 - Statuscodes op kopniveau

Statuscode	Statusnaam	Beschrijving
4	Gewijzigd (= geaccepteerd met wijziging)	Order wordt uitgeleverd maar met een wijziging. Op regelniveau worden alle afwijkingen aangeven.
12	Niet verwerkt (= leverdatum/tijd onbekend, herbevestiging volgt)	Gehele order wordt uitgeleverd, leverdatum/tijd van de order is nog niet bekend. In een herbevestiging wordt hierop later teruggekomen. Er volgt dan geen regelniveau.
27	Niet geaccepteerd	De gehele order is niet geaccepteerd. Er volgt geen regelniveau.
29	Geaccepteerd zonder wijziging	Volledig geaccepteerd, uitlevering op afgesproken tijdstip. Er volgt geen regelniveau.

Bij wijzigingen op regelniveau is de status op kopniveau altijd ‘geaccepteerd met wijziging’. Alle orderregels worden bevestigd, ook als een regel ongewijzigd geaccepteerd is. Hiervoor wordt op regelniveau de code 'geaccepteerd zonder wijziging' gebruikt. Als de gehele order ongewijzigd wordt geaccepteerd volstaat om de status op kopniveau 'geaccepteerd zonder wijziging'.

Tabel 2 - Statuscodes op regelniveau

Statuscode	Statusnaam	Beschrijving
4	Bevestiging volgt, geen wijziging	Het is niet bekend wat en/of wanneer geleverd kan worden. Er wordt een nieuwe bevestiging gestuurd zodra dit bekend is (meestal na telefonisch overleg).
5	Geaccepteerd zonder wijziging	Een orderregel wordt uitgeleverd.
6	Geaccepteerd met wijziging	Er is een wijziging gemaakt op een orderregel; orderregel wordt uitgeleverd maar met een wijziging.
7	Niet geaccepteerd	Een orderregel is niet geaccepteerd en wordt niet uitgeleverd.